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Événementiel : 8 conseils pour les soirées VIP

Mettre en place un événement demande du temps et de l’organisation. Entre le choix d’un thème, la sélection d’un lieu, l’envoi des invitations et les multiples exigences des VIP, il est facile de se retrouver acculé. Dans cet article, nous vous proposons quelques conseils pour organiser un événement de premier ordre sans encombre.

Définir le but de la soirée VIP

Parler d’événement reste relativement vague. Dans quel contexte cette soirée est-elle organisée ? Quel est le but recherché ? Quels sont les liens entre les différents invités ? Vous devez prioritairement répondre à ces questions. Elles ont pour but de déterminer l’objectif visé en organisant cette soirée. Il sera ensuite plus facile de choisir un thème.

Les VIP ont un certain standing à maintenir. Ils ne participeront pas à un événement jugé simple ou ne correspondant pas à leur statut. Vous pouvez donc barrer d’office tout ce qui semble enfantin. Choisissez un thème classe, intéressant et correspondant au but visé par l’événement.

Choisir efficacement le lieu de la réception haut de gamme

Le lieu de votre événement se doit d’être beau, bien ordonné et attrayant. Cela relève du sens commun. Cependant, en raison du caractère exceptionnel des invités, d’autres facteurs doivent être pris en compte.

En premier lieu, l’endroit se doit d’être central. Il doit être facile à localiser et simple d’accès pour la majorité des invités. Après tout, la beauté d’un lieu importe peu si personne ne prend la peine de s’y rendre.

Ensuite, il doit s’agir d’un lieu pouvant être considéré comme neutre. Vous devez vous assurer de l’absence de tout symbole ou élément susceptible d’être jugé comme étant à caractère publicitaire. Tous les invités présents sont venus dans le but de se détendre. Être victime d’un marketing intensif ne fera que les rebuter et les amènera à abréger leur présence.

Enfin, le lieu doit se marier avec votre vision de l’événement. Il doit répondre à la majorité de vos critères et faciliter la mise en place des installations. Il est difficile d’atteindre un tel résultat dans un bâtiment ou un local dit classique, c’est pourquoi nous vous conseillons d’opter pour une tente de Creativ Mob, spécialiste du domaine de l’événementiel, que l’on peut installer en tout lieu. Les tentes proposées sont solides, parfaitement perméables et simples à utiliser. En outre, leurs tarifs défient toute concurrence.

soirée VIP

Faire attention à la nourriture proposée

Les invités VIP sont intransigeants sur la nourriture. C’est pourquoi vous ne devez pas ménager vos efforts en ce qui concerne les mets proposés. Il est impossible de deviner le repas préféré de chaque invité, alors autant miser sur la diversité. Ainsi, à défaut de satisfaire tout le monde, vous réussirez à gagner les faveurs du plus grand nombre.

Avec une telle stratégie, vos dépenses risquent de rapidement grimper en flèche. Il faut donc prendre conscience du budget disponible avant de commencer à programmer vos achats. Gardez également à l’esprit qu’un invité avec le ventre plein sera plus à même de pleinement profiter de la soirée.

Sélectionner rigoureusement le personnel pour une soirée chic

Le personnel est constitué de toutes les personnes chargées de fournir une aide quelconque dans le cadre de l’événement. La main-d’œuvre inclut donc le personnel préparant le lieu, les cuisiniers, le service traiteur, etc. Ils ont différents rôles et vous devez vous assurer qu’ils s’y attèlent.

Nous vous suggérons de prêter une attention particulière aux membres du service traiteur : ils sont en contact direct avec les invités et sont supposés répondre à leurs demandes. Si leur attitude n’est pas courtoise ou semble désagréable, cela pourrait facilement tourner au désastre.

La rémunération des différentes équipes est négociable et définie avant leur participation à l’événement. Il est donc assez simple de prendre en compte leurs demandes et de les inclure dans le budget.

Événement VIP : réaliser une décoration de qualité

Elle constitue une distraction visuelle, un avant-goût des festivités. Une décoration bien réalisée donnera aux participants l’envie de rester à votre événement et d’assister aux différentes animations prévues. A contrario, si vous ratez cette étape de la préparation, vous laisserez une impression de bâclage et démotiverez les invités.

Pour un événement de cette ampleur, n’hésitez pas à aller un peu dans l’extravagance. Considérant l’identité des participants, il sera difficile de les impressionner avec un décor classique. Vous devez vous assurer que les accessoires utilisés cadrent avec le thème choisi. Bien sûr, compte tenu de la multitude de tâches à effectuer, vous ne pouvez pas vous permettre d’allouer un budget déraisonnable à la décoration.

soirée chic haut de gamme

Accorder une attention particulière à l’animation de la réception

C’est certainement l’aspect le plus important d’une fête. L’animation garde le public en haleine et permet de profiter d’une ambiance festive. Elle peut se décliner sous la forme d’effets visuels, de jeux de lumière ou de choix musicaux. Tout dépend de vos décisions et des préférences de votre audience.

Pour un événement VIP, faites appel à un professionnel. En observant l’attitude générale, il saura déterminer de quelle façon organiser les sous-événements. Vous vous assurez ainsi de convenablement distraire vos hôtes. Bien sûr, sa rémunération devra rester raisonnable.

Penser à la sécurité de la soirée

Votre événement réunit en un lieu une multitude de personnalités importantes. Il y a donc de fortes chances que des curieux ou des personnes mal intentionnées essaient de s’infiltrer. Pour éviter de faire face à ce type de situation, vous devez mettre en place un système de sécurité.

Les mesures sécuritaires de base se résument en trois points. Le premier est le contrôle des invitations à l’entrée. C’est également une bonne façon d’annoncer les invités importants. Le second concerne la gestion des possibles incidents durant la fête.

Nous ne sommes pas à l’abri de mauvaises surprises, alors autant s’assurer de pouvoir y faire face efficacement. Le troisième est lié à l’après-soirée. Il va de votre responsabilité de vous assurer que vos invités rentrent chez eux saints et saufs. Ainsi, s’ils semblent incapables de conduire, n’hésitez pas à leur commander un taxi.

Penser à remercier les participants de l’événement

Une fois l’événement achevé, la courtoisie veut que vous remerciiez tous les participants. Nous parlons bien sûr des invités, mais également du personnel et des différents fournisseurs. C’est une façon simple et efficace d’exprimer votre satisfaction et de prouver votre gratitude. Si, après calcul du budget, vous disposez d’un petit supplément, libre à vous d’offrir de petits cadeaux souvenirs. Pas besoin de choisir des objets hors de prix, nous vous conseillons d’opter pour quelque chose de simple, à produire en masse.